نظام التكشيف Indexing System

وهو عبارة عن مجموعة من الإجراءات تنظم محتويات تسجيلات المعرفة لأغراض استرجاعها عند الحاجة.
نظم التكشيف :-
نظم التكشيف التقليدية:-
تقوم هذا النظم بترتيب الموضوعات نسقياً ويمكن أن يكون هجائياً أو رقمياً وهجائياً Alpha –numerical كما يمكن أن يكون مصنفاً وفقاً لنظام تصنيف معين.
التكشيف الرقمي :-
تسجل الموضوعات التي تستخدم مداخل بحيث تكون في تسلسل منطقي إلى حد ما يوضح العلاقات الهرمية، ثم ترقم المداخل حسب ورودها في القائمة ويكون هذا العمل سهلاً وبسيطاً إذا كانت الموضوعات قليلة ولكنها ذات تغطية
عريضة مع مراعاة إمكان الإضافة أي إضافة مصطلحات جديدة.
وهذا النظام يحلل الوثيقة عند ورودها، ويحدد الرقم المناسب لمحتوياتها، وترتب في مكانها بالنسبة للمواد المرقمة بحيث يمكن الرجوع إليها مباشرة، وقد تحتاج إلى إعداد كشاف هجائي لقائمة الموضوعات وفي حالة الوثائق المركبة يفضٌل إعداد كشاف بطاقي يشتمل على عدة بطاقات لكل وثيقة مفردة، ويسجل على كل بطاقة مفردة أحد الموضوعات التي تعالجها، واشتمال الكشاف على بعض الإحالات .