قوائم الاسناد

تُعرف قوائم الإسناد بأنها ثبت بالمصطلحات والإحالات التي استخدمت بالفعل في مشروع التكشيف، وتعد قائمة الإسناد هذه على شكل بطاقات وتظل كما هي مادام المشروع قائماً، وقد تطبع في المستقبل ليستفيد منها من يرغب في عمل مشروع آخر مشابه، وتشتمل قوائم الإسناد على رؤوس الموضوعات وأسماء الأشخاص والهيئات والأسماء الجغرافية وغيرها.
ولا توجد قائمة مطبوعة واحدة لرؤوس الموضوعات والإحالات يمكن أن تفي بكل الاحتياجات، ومن ثم فسوف يجد المكشفون أن من الضروري عليهم أن يجمعوا قائمة خاصة من المصطلحات التي اتخذت للاستخدام في التكشيف والإحالات من تلك المصطلحات وإليها. ومثل هذا السجل أو القائمة مفيد في الوصول إلى التوحيد والثبات في اختيار واستعمال رؤوس الموضوعات الخاصة بعملية التكشيف.
وهنا يجب على المكشف أن يقوم بإنشاء سجل استناد موضوعي خاص به على بطاقات، حيث يفيد هذا السجل بصفه خاصة في حالة أن الكشٌاف لا يجد في القائمة المطبوعة الواحدة أداة كافية ومرضية وإنما يعتمد على عدد من المصادر في إنشاء الرؤوس والإحالات.
فهو يتيح التوسع والامتداد بطريقة لا تتيحها القائمة المطبوعة، كما يمكن أن يعد السجل البطاقي على مر السنين أفضل الوسائل لإنشاء قائمة برؤوس الموضوعات خاصة بمجال التكشيف، كما يمكن طبعها للاستفادة منها على نطاق واسع كما يمكن حفظ سجلات استناد إضافية بالأسماء الجغرافية المستخدمة رؤوساً أو تفريعات مع إشارة للإحالات من الأشكال المتنوعة والأسماء المتصلة وبيانات تتعلق بالفروق بين الأسماء وحدود استخدامها، ومن الممكن الاحتفاظ بقائمة مستقلة بالتفريعات الشكلية العامة.
ومن الواضح أن هذا العمل يحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد والتكاليف، إلا أنه عمل ذو أهمية كبيرة في توفير سجل دقيق ودائم للرؤوس والإحالات المستخدمة يمكن المكشفين في أي وقت من إمداد المستفيدين من الكشافات بمداخل موضوعية يمكن أن تسهم بصفتها مفتاحاً حقيقياً في استرجاع المعلومات من مصادرها.