خطوات التكشيف

خطوات التكشيف تتكون عملية التكشيف من أربع خطوات ، هي :
1 ـ تسجيل البيانات الببلوغرافية بدقة .
2 ـ تحليل المحتوى أو إنشاء المفاهيم المعبر عنها في الوثيقة، أي معرفة الموضوعات التي تعالجها الوثيقة. وتتضمن هذه الخطوة :
ـ فهم المحتوى الفكري العام للوثيقة فهما دقيقا .
ـ التعرف على المفاهيم التي تمثل هذا المحتوى .
ـ اختيار المفاهيم المطلوبة للاسترجاع .
3 ـ ترجمة هذه المفاهيم إلى لغة نظام التكشيف ، وتتطلب هذه الخطوة استخدام أدوات التكشيف مثل المكانز وقوائم رؤوس الموضوعات أو نظم التصنيف .
4 ـ التقييم والفحص ، أي التأكد من أن الواصفات أو رؤوس الموضوعات تغطي جميع المفاهيم الهامة التي تعبر عن الموضوع بدقة *1 , أو إضافة المكان لكل رأس موضوع للمفرد داخل العمود , حتى يمكن استرجاعها .*2 تجدر الإشارة إلى أن عملية التكشيف تنقسم إلى مرحلتين أساسيتين : مرحلة التخطيط ومرحلة التنفيذ ، أو النظر والفكر ثم العمل والتطبيق.
و في المرحلة الأولى 00 لابد من تعرف احتياجات المستفيد من الكشاف؛ حتى يمكن إعداد كشاف نافع ومفيد له. كما أن هناك عديدا من الأمور ،التي ينبغي التفكير فيها والقرارات التي يجب اتخاذها ، منها ما يتعلق بوضع حدود التغطية في الكشاف ، ومنها مايتعلق بالقواعد التي سيعتمد عليها في التكشيف والأدوات ، التي تؤخذ منها المصطلحات أو نقاط الإتاحة اللازمة للكشاف . ومن الضروري تعرف الوثائق، التي ستكشف، وفحصها فحصا جيدا؛ من أجل تحديد المواد التي تكشف، والمواد التي لا تكشف، ومدى التخصيص اللازم.